Chính sách quyền riêng tư và xử lý dữ liệu cá nhân

1. Phạm vi và các bên

Chính sách này áp dụng cho hệ thống quản trị nội bộ của Công ty Cổ phần M-Pharma (bán hàng, nhân sự, hoa hồng, tài chính, văn bản, công việc). Công ty Cổ phần M-Pharma là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: quyết định mục đích và phương tiện xử lý. GreenP (nền tảng quản trị doanh nghiệp) là Bên xử lý dữ liệu: vận hành phần mềm và hạ tầng theo hợp đồng, không sử dụng dữ liệu cho mục đích riêng. Việc xử lý tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn.

2. Dữ liệu cá nhân được xử lý

• Nhân sự, cộng tác viên: họ tên, email, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, cấp trên/người giới thiệu trong hệ thống, mã số thuế, số tài khoản và tên ngân hàng (để chi trả), lương, hoa hồng và doanh số cá nhân, hợp đồng, đơn xin nghỉ, kết quả đánh giá.
• Khách hàng: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, lịch sử đơn hàng và ghi chú chăm sóc.
• Ứng viên tuyển dụng: họ tên, thông tin liên hệ, hồ sơ ứng tuyển (CV) và kết quả phỏng vấn.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, cookie phiên đăng nhập, nhật ký đăng nhập và thao tác trong hệ thống.
• Hệ thống KHÔNG thu thập số CCCD/CMND, hình ảnh khuôn mặt, dữ liệu sinh trắc học hay vị trí (GPS) của người dùng.
• Dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo luật: thông tin tài khoản ngân hàng và thu nhập — chỉ người có thẩm quyền (ban giám đốc, bộ phận được phân công) và chính chủ thể mới xem được.

3. Mục đích xử lý

• Quản lý quan hệ lao động/cộng tác, phân quyền và bảo mật tài khoản.
• Ghi nhận đơn hàng, tính và chi trả lương, hoa hồng, thưởng theo chính sách của công ty.
• Chăm sóc khách hàng, giao hàng, xử lý đổi trả và khiếu nại.
• Kế toán, thuế và các nghĩa vụ pháp lý khác của doanh nghiệp.
• Bảo đảm an toàn hệ thống: phát hiện truy cập trái phép, truy vết thao tác, khôi phục dữ liệu khi có sự cố.
• Dữ liệu KHÔNG được bán, không dùng để quảng cáo cho bên thứ ba, không dùng để huấn luyện mô hình AI.

4. Căn cứ xử lý và sự đồng ý

Dữ liệu nhân sự, cộng tác viên được xử lý để giao kết, thực hiện hợp đồng và thực hiện nghĩa vụ pháp luật của doanh nghiệp, kèm sự đồng ý của bạn được ghi nhận ở lần đăng nhập đầu tiên. Dữ liệu khách hàng được xử lý để thực hiện đơn hàng theo yêu cầu của khách. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào qua thông tin liên hệ ở mục 9; việc rút đồng ý không ảnh hưởng tới các xử lý đã thực hiện hợp pháp trước đó, và có thể khiến bạn không tiếp tục sử dụng được hệ thống.

5. Bên nhận dữ liệu và chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Hệ thống dùng hạ tầng điện toán đám mây quốc tế, nên dữ liệu được lưu trữ và xử lý trên máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Các bên nhận chỉ xử lý dữ liệu thay mặt công ty, theo điều khoản bảo mật của họ:

• Google Cloud / Firebase (Singapore): cơ sở dữ liệu chính, xác thực tài khoản, sao lưu.
• Vercel (máy chủ ứng dụng tại Singapore; mạng phân phối nội dung toàn cầu): chạy phần mềm.
• Cloudinary (Hoa Kỳ): lưu tệp đính kèm, hình ảnh sản phẩm, hợp đồng do người dùng tải lên.
• Google Gemini: chỉ khi người dùng chủ động bấm tính năng AI (đọc chứng từ, tóm tắt, tìm kiếm) — nội dung được gửi đi để xử lý rồi trả kết quả, không dùng để huấn luyện.
• Sentry (Đức): nhận báo cáo lỗi kỹ thuật, không kèm nội dung nghiệp vụ.
• Upstash (giới hạn tần suất truy cập — địa chỉ IP) và dịch vụ gửi email (thư đặt lại mật khẩu).
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.

6. Thời gian lưu trữ

• Hồ sơ nhân sự, cộng tác viên: trong thời gian làm việc/cộng tác và thời hạn pháp luật về lao động, kế toán, thuế yêu cầu sau khi chấm dứt.
• Dữ liệu khách hàng và đơn hàng: theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.
• Nhật ký đăng nhập và thao tác: tối thiểu 12 tháng.
• Bản sao lưu tự động: tối đa 98 ngày, sau đó tự xoá.

7. Biện pháp bảo vệ

• Mã hoá dữ liệu khi truyền (TLS) và khi lưu trữ trên hạ tầng đám mây.
• Phân quyền theo vai trò; nhân viên chỉ xem được dữ liệu của chính mình.
• Phiên đăng nhập hết hạn sau 24 giờ và bị thu hồi ngay khi tài khoản bị khoá, đổi vai trò hoặc đổi mật khẩu.
• Ghi nhật ký đăng nhập, xem hồ sơ, xuất dữ liệu và mọi thao tác thêm/sửa/xoá.
• Sao lưu hằng ngày, có khả năng khôi phục về thời điểm bất kỳ trong 7 ngày gần nhất.
• Khi xảy ra vi phạm dữ liệu cá nhân, công ty thông báo cho cơ quan chuyên trách trong 72 giờ và cho người bị ảnh hưởng theo quy định.

8. Quyền của bạn

Bạn có quyền: được biết về việc xử lý; đồng ý hoặc không đồng ý, rút lại sự đồng ý; xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu; yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu của mình; yêu cầu xoá, hạn chế hoặc phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật. Yêu cầu được tiếp nhận qua thông tin liên hệ bên dưới và trả lời trong thời hạn luật định. Bạn cũng có quyền khiếu nại tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an.

9. Liên hệ

Công ty Cổ phần M-Pharma

• Mã số thuế: 0110144484
• Địa chỉ: Tầng 2-3, số nhà 20 phố Đặng Thùy Trâm, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
• Email: M.pharma.cskh@gmail.com
• Điện thoại: 0988192055